Privacy Policy

THIS NOTICE DESCRIBES HOW INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

Introduction

At Highland Clinic, we are committed to treating and using protected health information about you responsibly.  This Notice of Health Information Practices describes the personal information we collect, and how and when we use or disclose that information. It also describes your rights as they relate to your protected health information. This Notice is required by law effective October 1, 2002 and applies to all protected health information as defined by federal regulations.

Understanding Your Health Record/Information

Each time you visit Highland Clinic; a record of your visit is made. Typically, this record contains your symptoms, examination and test results, diagnosis, treatment, and a plan for future care or treatment. This information, often referred to as your health or medical record, serves as a:

  • Basis for planning your care and treatment,
  • Means of communication among the many health professionals who contribute to your care,
  • Legal document describing the care you received,
  • Means by which you or a third-party payer can verify that services billed were actually provided,
  • A tool in educating health professionals,
  • A source of data for medical research,
  • A source of information for public health officials charged with improving the health of this state and the nation,
  • A source of data for planning and marketing,
  • A tool with which we can assess and continually work to improve the care we render and the outcomes we achieve.

Understanding what is in your record and how your health information is used helps you to: ensure its accuracy, better understand who, what, when, where, and why others may access your health information, and make more decisions when authorizing disclosure to others.

Your Health Information Rights

Although your health record is the physical property of Highland Clinic, the information belongs to you. You have the right to:

  • Obtain a paper copy of this notice of information practices upon requests,
  • Inspect and copy your health record as provided for in 45 CFR 164.524,
  • Amend your health record as provided in 45 CFR 164.526,
  • Obtain an accounting of disclosures of your health information as provided in 45 CFR 164.528,
  • Request communications of your health information by alternative means or at alternative locations,
  • Request a restriction on certain uses and disclosures of your information as provided by 45 CFR 164.522,
  • Revoke your authorization to use or disclose health information except to the extent that action has already been taken.45 CFR 164.508 (b) (5),
  • Request an accounting of who accessed your medical record and why.

Our Responsibilities

Highland Clinic is required to:

  • Maintain the privacy of your health information,
  • Provide you with this notice as to our legal duties and privacy practices with respect to information we collect and maintain about you,
  • Abide by the terms of this notice,
  • Notify you if we are unable to agree to a requested restriction, and
  • Accommodate reasonable requests you may have to communicate health information by alternative means or at alternative locations.

We reserve the right to change our practices and to make the new provisions effective for all protected health information we maintain. Should our information practices change, we will supply you with a revised notice when you return for your next appointment.  We will also place an updated notice on our Website www.highlandclinic.com.

We will not use or disclose your health information without your authorization, except as described in this notice. We will also discontinue to use or disclose your health information after we have received a written revocation of the authorization according to the procedures included in the authorization. Other uses and disclosures not described in this notice will be made only with the individual's written authorization.

An authorization must be obtained for the use and disclosure of psychotherapy notes, marketing, and the sale of PHI (CFR 45 164.508 (a)(2)-(a)(4)).

For More Information or to Report a Problem

If you have questions and would like additional information, you may contact the practice's Privacy Officer at (318) 798-4630.

If you believe your privacy rights have been violated, you can file a complaint with the practices Privacy Officer, or with the Office for Civil Rights, U.S. Department of Health and Human Services. There will be no retaliation for filing a complaint with either the Privacy Officer or the Office for Civil Rights. The address for the OCR is listed below:

Office for Civil Rights

U.S. Department of Health and Human Services

1301 Young Street – Suite 1169

Dallas, TX 75202

(214) 767-4056; (214) 767-8940 (TDD)

(214) 767-0432 Fax

Examples of Disclosures for Treatment, Payment and Health Operations

We will use your health information for treatment.

For example: Information obtained by a nurse, physician, or other member of your health care team will be recorded in your record and used to determine the course of treatment that should work best for you. Your physician will document in your record his or her expectations of the members of your health care team. Members of your health care team will then record the actions they took and their observations. In that way, the physician will know how you are responding to treatment.

We will also provide your physician or a subsequent health care provider with copies of various reports that should assist him or her in treating you once you're discharged from this clinic.

We will use your health information for payment. You can retrict disclosure of PHI to a health plan when services are paid in full out-of-pocket.

For example: A bill may be sent to you or a third party payer. The information on or accompanying the bill may include information that identifies you, as well as your diagnosis, procedures, and supplies used.

We will use your health information for regular health operations.

For example: Members of the medical staff, the risk or quality improvement manager, or members of the quality improvement team may use information in your health record to assess the care and outcomes in your case and others like it. This information will then be used in an effort to continually improve the quality and effectiveness of the healthcare and service we provide.

Business associates: There are some services provided in our organization through contacts with business associates.

Examples include physician services in the emergency department and radiology, and certain laboratory tests. When these services are contracted, we may disclose your health information to our business associate so that they can perform the job we've asked them to do and bill you or your third-party payer for services rendered. To protect your health information, however, we require the business associate to appropriately safeguard your information.

Notification: We may use or disclose information to notify or assist in notifying a family member, personal representative, or another person responsible for your care, your location, and general condition.

We may call your residence and leave a message reminding you of your appointment date and time.

Communication with family: Unless you object; Health professionals, using their best judgment, may disclose to a family member, other relative, close personal friend or any other person you identify, health information relevant to that person's involvement in your care or payment related to your care. It is the practice of our Oncology group to administer chemotherapy in an open setting. We allow one family member or friend per patient but no person under the age of 16 to accompany each patient if so desired. Our providers believe that family or friend involvement is beneficial to the patient. Please inform your physician if you object to this practice in any way.

Research: We may disclose information to researchers when their research has been approved by an institutional review board that has reviewed the research proposal and established protocols to ensure the privacy of your health information.

Funeral directors: We may disclose health information to funeral directors consistent with applicable law to carry out their duties.

Organ procurement organizations: Consistent with applicable law, we may disclose health information to organ procurement organizations or other entities engaged in the procurement, banking, or transplantation of organs for the purpose of tissue donation and transplant.

Genetic Information: A health plan is prohibited from using or disclosing PHI that is genetic information of an individual for underwriting purposes.

Marketing: We may contact you to provide appointment reminders or information about treatment alternatives or other health-related benefits and services that may be of interest to you.

Fund raising: We may contact you as part of a fund-raising effort. You have the right to opt out of fundraising contacts.

Food and Drug Administration (FDA): We may disclose to the FDA health information relative to adverse events with respect to food, supplements, product and product defects, or post marketing surveillance information to enable product recalls, repairs, or replacement.

Workers compensation: We may disclose health information to the extent authorized by and to the extent necessary to comply with laws relating to worker compensation or other similar programs established by law.

Public health: As required by law, we may disclose your health information to public health or legal authorities charged with preventing or controlling disease, injury, or disability.

Breach notification: You have the right to be notified after a breach of unsecured PHI.

Law enforcement: We may disclose health information for law enforcement purposes as required by law or in response to a valid subpoena. -

Federal law makes provision for your health information to be released to an appropriate health oversight agency, public health authority or attorney, provided that a work force member or business associate believes in good faith that we have engaged in unlawful conduct or have otherwise violated professional or clinical standards and are potentially endangering one or more patients, workers or the public.

Notice of Privacy Revision (2) - 03/06/2013

 

Política de Privacidad  -  En Español 

Este aviso describe cómo la información sobre usted puede ser utilizada y divulgada y cómo usted puede obtener acceso a esta información. Por favor, revise con cuidado.
 
Introducción
En clínica de Highland, APMC estamos comprometidos a tratar y utilizar protegida información médica sobre usted responsablemente. Este aviso de prácticas de información de salud describe la información personal que recoge y cómo y cuándo utilizamos o difundir esa información. También describe sus derechos en relación con su información de salud protegida. Este aviso es requerido por ley y eficaz 01 de octubre de 2002 y se aplica a toda la información médica protegida según lo definido por las regulaciones federales.
 
Entender Su Expediente Médico/ Información
Cada vez que visita clínica de Highland, APMC un registro se hace de su visita. Típicamente, este registro contiene sus síntomas, examen y resultados de pruebas, diagnóstico, tratamiento y un plan para futuro cuidado o tratamiento. Esta información, que se refiere a su salud o su expediente médico, sirve como:
  • Base para planear su cuidado y tratamiento
  • Medios de comunicación entre los profesionales de la salud que contribuyen a su cuidado
  • Documento legal que describe el cuidado que usted recibió
  • Medio por el cual usted o un tercero pagador puede verificar que realmente se prestaron servicios facturados
  • Un instrumento en educación de profesionales de la salud
  • Una fuente de datos para la investigación médica
  • Una fuente de información para los funcionarios de salud pública encargado de mejorar la salud de este estado y la nación
  • Una fuente de datos para planificación y mercadotecnia
  • Un instrumento con el cual podemos evaluar y continuamente trabajar para mejorar el cuidado que damos y los resultados que logramos
 
Entender lo que está en su registro y cómo se utiliza su información de salud ayuda a: asegurar su exactitud, entender mejor quién, qué, cuándo y por qué otros pueden acceder a su información de salud y tomar decisiones más al autorizar la divulgación a otros.
 
Sus Derechos De La Información De Salud
Aunque su expediente médico es propiedad física de Highland Clinic, APMC la información pertenece a usted. Usted tiene el derecho a:
  • Obtenga una copia de papel de este aviso de prácticas de información a petición
  • Inspeccionar y copiar su registro de salud según lo dispuesto en 45 CFR 164.524
  • Modificar su registro de salud según lo dispuesto en 45 CFR 164.526
  • Obtener una lista de las divulgaciones de su información de la salud según lo dispuesto en 45 CFR 164.528
  • Pedir comunicaciones de su información médica por medios alternativos o en lugares alternativos
  • Solicitar una restricción en ciertos usos y divulgaciones de su información de conformidad con lo dispuesto en 45 CFR 164.522
  • Revocar su autorización para usar o divulgar información de salud excepto en la medida que la acción ya se ha tomado. 45 CFR 164.508 (b) (5)
  • Solicite una contabilidad de quien tuvo acceso a su registro médico y por qué
 
  
Nuestras Responsabilidades
Highland Clínica se requiere:
  • Mantener la privacidad de su información de salud
  • Proporcionarle este aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la información que recopilamos y mantenemos sobre usted
  • Cumplir los términos de esta notificación
  • Le notificaremos si no podemos estar de acuerdo con una restricción solicitada
  • Acomodar las solicitudes razonables que tenga que comunicar información de salud por medios alternativos o en lugares alternativos
 
Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas y establecer nuevas disposiciones efectivas para todos proteger información de salud que mantenemos. Si nuestras prácticas de información cambian, le proveeremos de un aviso revisado cuando vuelva para su siguiente cita. También colocaremos un aviso actualizado en nuestro sitio web www.highlandclinic.com
 
No vamos a utilizar o divulgar su información de salud sin su autorización, excepto como se describe en este aviso. También discontinuaremos para usar o revelar su información de salud después de que hemos recibido una revocación escrita de la autorización según los procedimientos incluidos en la autorización. Otros usos y divulgaciones que no descritas en este aviso serán hechos solamente con la autorización por escrito de la persona.
 
Una autorización se debe obtener para el uso y la revelación de notas de la psicoterapia, mercadotecnia y la venta de PHI (CFR 45 164.508 (a) (2) - (a) (4)).
 
Para Más Información O Para Reportar Un Problema
Si usted tiene preguntas y desea información adicional, usted puede comunicarse con el oficial de privacidad de la práctica, en 318-798-4630.
 
Si usted cree que sus derechos de privacidad han sido violados, usted puede presentar una queja con la práctica Oficial de Privacidad o con la Oficina de Derechos Civiles, Departamento de Salud y Servicios Humanos. No habrá represalias por presentar una queja con el Oficial de Privacidad o la Oficina de Derechos Civiles. La dirección de la Oficina de Derechos Civiles se indica a continuación.
 
Oficina de Derechos Civiles, VI Región
Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos
1301 Young Street – Suite 1169
Dallas, TX 75202
(214) 767-4056;
(TDD) (214) 767-8940
(214) 767-0432 Fax
 
 
Ejemplos De Divulgaciones Para Tratamiento, Pago Y Operaciones De Salud
Usaremos su información de salud para el tratamiento.
Por ejemplo: Información obtenida por una enfermera, médico, u otro miembro de su equipo de cuidados de la salud será registrado en su registro, que se utiliza para determinar el curso de tratamiento que debe trabajar mejor para usted. Su médico documentará en su registro su o sus expectativas de los miembros de su equipo de cuidados de la salud. Los miembros de su equipo de cuidado de salud, a continuación, registrar las acciones que se tomaron y sus observaciones. De esa manera, el médico sabrá cómo usted está respondiendo al tratamiento.
 
También ofrecemos su médico o un proveedor de atención médica posterior con copias de varios reportes que deberían ayudar a él o ella en el tratamiento de una vez que esté descargado esta clínica.
 
Podemos llamar a su residencia y dejar un mensaje para recordarle de su cita y el tiempo.
 
Usaremos su información médica para el pago. Puede restringir la divulgación de la PHI a un plan de salud cuando los servicios son pagados en su totalidad del su bolsillo.
 
Por ejemplo: Una factura se puede enviar a usted o un pagador del tercero. La información sobre o el acompañamiento de la factura pueden incluir la información que identifica usted, así como su diagnóstico, procedimientos, y materiales utilizados.
 
Usaremos su información de salud para operaciones de la salud regulares.
 
Por ejemplo: Los miembros del personal médico, riesgo o gerente de mejora de la calidad o miembros del equipo de mejora de calidad pueden usar información en su expediente médico para evaluar la atención y los resultados en su caso y otros como él. Esta información se utilizará en un esfuerzo para mejorar continuamente la calidad y eficacia de la salud y el servicio que ofrecemos.
 
Asociados de Negocios: Hay algunos servicios proporcionados en nuestra organización a través de los contactos con los asociados de negocio.
Ejemplos incluyen servicios médicos en el servicio de urgencias y radiología y ciertas pruebas de laboratorio. Cuando estos servicios son contratados, podemos divulgar su información médica a nuestro asociado de negocios para que pueda realizar el trabajo que hemos pedido que hacer y facturarle a usted o su tercero pagador por los servicios prestados. Para proteger su información de salud, sin embargo, requerimos que el asociado de negocios proteger apropiadamente su información.
 
Notificación: Podemos utilizar o divulgar información para notificar o ayudar a notificar a un familiar, representante personal u otra persona responsable de su cuidado, de su ubicación y condición general.
 
Comunicación con la familia: A menos que usted se oponga; Profesionales de la salud, usando su mejor juicio, pueden revelar a un miembro de la familia, otro pariente, cercano amigo personal o cualquier otra persona que usted identifique, información médica relevante a la participación de esa persona en su cuidado o pago relacionado con su atención. Es la práctica de nuestro grupo de Oncología para administrar quimioterapia en un entorno abierto. Permitimos que un familiar o amigo por paciente, pero ninguna persona menor de 16 años para acompañar a cada paciente si así lo desean. Nuestros proveedores creen que la participación de la familia o amigo es beneficioso para el paciente. Por favor informar a su médico si usted se opone a esta práctica de ninguna manera.
 
Investigación: Podemos divulgar información a investigadores cuando su investigación ha sido aprobada por una Junta de revisión institucional que ha revisado la propuesta de investigación y protocolos establecidos para asegurar la privacidad de su información médica.
 
Directores de funerarias: Podemos divulgar información de salud a directores de funerarias consistentes con las leyes aplicables para llevar a cabo sus funciones.
 
Organizaciones de adquisición de órganos: De conformidad con la legislación aplicable, podemos divulgar la información de la salud a organizaciones de adquisición de órganos u otras entidades involucradas en la adquisición, conservación o trasplante de órganos para el propósito de donación y trasplante de tejidos.
 
Información genética: Un plan de salud está prohibido usar o divulgar la PHI que es información genética de un individuo para propósitos de suscripción.
 
Mercadotecnia: Nos podemos poner en contacto con usted para proporcionar recordatorios de cita o información sobre alternativas de tratamiento u otras ventajas relacionadas con la salud y servicios que pueden ser del interés para usted.
 
Recaudación de Fondos: Podemos comunicarnos con usted como parte de un esfuerzo de recaudación de fondos. Usted tiene el derecho de optar por contactos de recaudación.
 
Administración de Alimentos y Fármaco (FDA): Podremos divulgar a la FDA información de salud relacionada con eventos adversos con respecto a los alimentos, los suplementos, el producto y los defectos de los productos o información de vigilancia posterior a la comercialización de productos recuerda, la reparación o el reemplazo.
 
Compensación de Trabajadores: podemos divulgar información de salud en la medida en que esté autorizada por y en la medida necesaria para cumplir con las leyes de compensación de los trabajadores u otros programas similares establecidos por la ley.
 
Salud Pública: Como requerido según la ley, podemos revelar su información de salud a salud pública o autoridades legales acusadas de prevención o control de enfermedad, herida o invalidez.
 
Notificación de violación: Tiene el derecho para notificarse después de una violación de PHI no respaldado.
 
Aplicación de la ley: Podemos revelar la información de salud con objetivos de la aplicación de la ley como requerido según la ley o en respuesta a una citación válida.
Ley Federal prevé su información de salud que se lanzará a una agencia de supervisión de salud, autoridad de salud pública o abogado, siempre que un miembro de la fuerza de trabajo o negocio asociado cree de buena fe que han participado en conducta ilegal o lo contrario han violado las normas profesionales o clínicas y potencialmente ponen en peligro a uno o más pacientes, trabajadores o el público.
 
Aviso de Privacidad Revisión (4) – 06 De marzo de 2013
 

 



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